Contextualizando com uma visão ampliada sobre IAO
“O planejamento é a ponte que nos leva do presente ao futuro desejado.” – Alex Morrison
Uma investigação e análise de ocorrência eficaz requer uma abordagem holística, que leve em conta não apenas as ações individuais, mas também o contexto organizacional e os sistemas em que essas ações ocorreram.
Sob essa perspectiva é necessário compreender não só as ferramentas e métodos de uma investigação de qualidade como também traçar um planejamento organizado para alcançar seu objetivo, resultando em conclusões precisas e medidas corretivas eficazes.
As principais fases de uma IAO de excelência
Cada uma das etapas requer atenção extrema pois é a execução cautelosa de cada uma delas que irá garantir uma análise completa e objetiva dos incidentes.
-COLETA DE DADOS: a primeira etapa da IAO envolve a coleta de informações relevantes sobre a ocorrência, incluindo dados sobre o local, as pessoas envolvidas, as atividades realizadas e quaisquer fatores ambientais ou organizacionais que possam ter contribuído para o evento.
-ANÁLISE PRELIMINAR: com base nos dados coletados, é realizada uma análise preliminar para identificar possíveis causas da ocorrência e as áreas que exigem uma investigação mais aprofundada. Esta etapa ajuda a direcionar o foco da investigação e determinar quais aspectos devem ser explorados com mais detalhes.
-INVESTIGAÇÃO DETALHADA: nesta fase, a equipe de investigação realiza uma análise mais detalhada das causas potenciais da ocorrência, utilizando técnicas como entrevistas, análise de documentos e reconstrução de eventos. O objetivo é identificar as causas raiz subjacentes ao incidente e entender como elas contribuíram para sua ocorrência.
-IDENTIFICAÇÃO DE MEDIDAS CORRETIVAS: com base nas conclusões da investigação, são identificadas medidas corretivas para abordar as causas raiz identificadas e prevenir a recorrência da ocorrência. Essas medidas podem incluir mudanças nos procedimentos operacionais, treinamento adicional para os colaboradores, melhorias na infraestrutura ou implementação de novas tecnologias.
-ELABORAÇÃO DE RELATÓRIO: por fim, é elaborado um relatório detalhando os resultados da investigação, incluindo as causas identificadas, as medidas corretivas recomendadas e quaisquer lições aprendidas. Este relatório é compartilhado com as partes interessadas relevantes e serve como base para a implementação das medidas corretivas e para basear os aprendizados que devem ser divulgados na organização.
Ao seguir essas etapas de forma rigorosa e sistemática, as organizações podem obter uma compreensão mais profunda dos eventos adversos que ocorrem em seu ambiente de trabalho e tomar medidas proativas para garantir a segurança e o bem-estar de seus funcionários.
Hora de planejar fatores essenciais para a ação!
Abaixo estão os principais passos a serem seguidos durante essa etapa:
–ESTABELEÇA UM LOCAL DE TRABALHO: é importante designar um local onde a equipe de investigação possa se reunir e colaborar de forma eficaz. Isso pode ser uma sala de reuniões dedicada ou um espaço de trabalho compartilhado, desde que proporcione um ambiente propício para discussões produtivas e análises detalhadas.
-RESUMO INICIAL DA OCORRÊNCIA: antes de iniciar o planejamento detalhado, é essencial ter um resumo inicial da ocorrência. Isso pode ser fornecido pela equipe local que testemunhou a ocorrência ou pelo grupo que realizou o atendimento inicial. Esse resumo inicial servirá como ponto de partida para a investigação e ajudará a orientar o planejamento das atividades subsequentes.
-REUNIÃO INICIAL DE ESCLARECIMENTOS: após a coleta do resumo inicial da ocorrência, é recomendável realizar uma reunião inicial com a equipe de investigação para compartilhar as informações disponíveis e esclarecer quaisquer dúvidas. Isso garantirá que todos os membros da equipe tenham uma compreensão clara do incidente e estejam alinhados quanto aos próximos passos a serem dados
-PLANEJAMENTO E PRIORIZAÇÃO DE FUNÇÕES: durante o planejamento, é importante
identificar e priorizar as funções e responsabilidades de cada membro da equipe de investigação. Leve em consideração a especialização e experiência de cada participante ao atribuir tarefas específicas, garantindo que todos contribuam de maneira significativa para o processo de investigação.
-PRIORIZAÇÃO DE ATIVIDADES: as atividades de investigação podem ser priorizadas com base na perecibilidade das provas e na urgência em obter informações relevantes. Por exemplo, evidências físicas podem exigir coleta imediata para evitar sua deterioração, enquanto entrevistas podem ser agendadas de acordo com a disponibilidade das testemunhas e a urgência da informação.
-ORGANIZAÇÃO DE ENTREVISTAS: as entrevistas com testemunhas e envolvidos devem ser organizadas de forma estruturada e planejada de acordo com a proximidade da ocorrência e as informações iniciais disponíveis. Isso garantirá que as entrevistas sejam conduzidas de maneira eficaz e que todas as informações relevantes sejam obtidas.
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